在全球數(shù)字化轉(zhuǎn)型加速推進的時代背景下，檔案管理領域正經(jīng)歷著從傳統(tǒng)模式向電子化、智能化方向的深刻變革。海南，作為中國最年輕的省份和最大的經(jīng)濟特區(qū)，近年來在自由貿(mào)易港建設的宏偉藍圖下，經(jīng)濟社會發(fā)展呈現(xiàn)出蓬勃態(tài)勢，各類檔案資源也隨之快速積累。傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案管理方式在存儲空間占用、檢索效率、信息共享等方面的局限性日益凸顯，難以滿足海南現(xiàn)代化治理與高速發(fā)展的需求。檔案電子化掃描則是環(huán)節(jié)這些難題的重要手段。

　　海南檔案電子化掃描的重要作用和意義包括：

　　檔案整理數(shù)字化的意義是查詢方便，保存數(shù)據(jù)大，節(jié)約庫房和成本，傳輸檔案數(shù)據(jù)資料便捷快速，從而提高工作效率，實現(xiàn)檔案管理無紙化，網(wǎng)絡化。

　　第一，提高經(jīng)濟效益過去一直使用粗放型模式即以增加辦公人員和辦公費用為解決這一難題的唯一手段，致使管理成本大幅上漲。而數(shù)字化管理檔案使傳統(tǒng)的以紙質(zhì)為載體的檔案信息對象轉(zhuǎn)為機讀檔案，不僅節(jié)約了保管費用，節(jié)省了占地空間，而且查閱起來極為方便迅速，從而避免了反復印制資料而造成的紙張和人員的浪費。

　　第二，提高辦公效率數(shù)字化檔案管理使資料能及時歸檔，并盡快提供利用。以組織部門為例，干部的任用、干部的提拔都需要詳細準確的檔案信息。然而檔案數(shù)字化管理變可提供詳細、即時的數(shù)據(jù)信息，為領導決策提供服務。

　　與此同時，數(shù)字化檔案管理使查詢資料變得非常簡單，真正讓辦公人員做到足不出戶便可知曉天下大事。由于信息的超時空流動，數(shù)字化檔案事實上成為“無墻界檔案”，檔案庫也從文件實體的保管基本變成了提供利用方便的信息控制中心。

　　第三，增強檔案原件保護將紙制檔案轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字化電子檔案后，檔案的使用更加安全。尤其對歷史久遠的檔案材料，數(shù)字化處理后無疑是對其更好的保護，另外，通過檔案的數(shù)字化處理后，防止了部分檔案篡改的行為。

　　海南檔案電子化掃描的具體內(nèi)容：

　　1、掃描方式(掃描前必須準備一臺專業(yè)的平板掃描儀)根據(jù)檔案幅面的大小選擇相應規(guī)格的掃描儀或?qū)I(yè)掃描儀，如：

　　(1)工程圖紙可采用0號圖紙掃描儀進行掃描;

　　(2)普通A4紙質(zhì)文件，采用高速掃描儀的自動進紙方式掃描;

　　(3)紙質(zhì)過薄、透明的(如信紙、便簽紙)采用高速掃描儀的平板掃描;

　　(4)紙質(zhì)過厚、照片等檔案采用高速掃描儀的平板掃描;

　　(5)對文件頁面貼有附屬小頁面、紙張時，將大小頁面單獨在平板中掃描;

　　2、掃描模式(紙質(zhì)檔案掃描一般采用黑白、灰度和彩色三種模式)

　　(1)頁面為黑白兩色，字跡清晰的、不帶圖片的檔案材料，采用黑白方式;

　　(2)頁面為黑白兩色，清晰度較差或者帶有圖片的檔案材料，以及頁面多為彩色文字的檔案，采用彩色或灰度模式(因情況而定);

　　(3)頁面中有紅頭、印章或插有黑白照片、彩色照片、彩色插圖的檔案，采用彩色模式掃描。

　　3、分辨率選擇

　　(1)采用黑白、256級灰度模式掃描的文件，其分辨率選擇為不小于300DPI;

　　(2)采用24位為彩色模式掃描的文件，其分辨率選擇為不小于200DPI;(以上模式分辨率的設定以A4紙張為標準，其他規(guī)格紙張酌情處理)

　　(3)掃描的線數(shù)、閥值、亮度、灰度、對比度等值可根據(jù)所掃描文件材料的清晰度進行適當?shù)恼{(diào)整;

　　(4)可根據(jù)原件的清晰度適當調(diào)整掃描分辨率。如原件質(zhì)量較差且尺寸較小，可適當提高分辨率;反之也可相應減少分辨率，增減的多少以掃描后圖像按原尺寸顯示后是否清晰為準;

　　(5)粘貼折頁與表格，對于粘貼折頁，可用大幅面掃描儀掃描，或先部分掃描后拼接;對部分字體很小、字跡密集的情況，可適當提高掃描分辨率，選擇灰度掃描或彩色掃描，采用局部深化技術解決;對字跡與表格顏色深度不同的，采用局部淡化技術解決。

　　4、掃描登記

　　填寫交接登記表，登記掃描的頁數(shù)。核對每份文件的實際掃描頁數(shù)與檔案整理時填寫的文件頁數(shù)是否一致，不一致時應注明具體原因和處理方法。